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挑戰規模化經營 導入流程管理系統衝業績

廣告是推動生意的引擎，行銷是品牌成功的路標。以往，廣告行銷公司以大眾媒體如電視、廣播、報紙為傳播管道，如今進入網路時代，數位廣告大量興起，廣告行銷的觸角開始多角化延伸，產品和服務也朝向多樣化發展。

然而，當公司規模不斷擴大，企業內部的「流程管理」就會出現新的挑戰。尤其廣告行銷產業的工作流程複雜，從創意、設計、製作、測試、到廣告投放，步驟相對繁瑣，而且產品的形式多變，除了傳統廣告，還包括線上廣告、社群媒體廣告、關鍵字廣告等，各種廣告形式也都有各自不同的特點和流程。

廣告行銷的工作項目，幾乎都是專案驅動；當專案件數愈來愈多，如何掌握每一件專案的計畫制定、任務分配、進度監控到成果檢核，不僅攸關工作的執行效率，更影響企業的市場競爭力──因此，如何透過數位應用工具，有效管理企業內部流程，可說是所有廣告行銷產業的共同課題。

導入數位應用工具BMP
提升商業流程管理效率

創立於2006年的奇寶網路，長年深耕網路行銷市場，創立初期以架設網站及搭建平台模組為主，隨著搜尋引擎的興起及社群媒體的普及，現今已是一家提供全方位數位行銷服務的網路廣告公司，客戶涵蓋貿易製造、醫療生技、旅遊服務及金融保險等各大領域。

隨著專案數量不斷增加，奇寶也面臨「內部流程管理」的問題，「新的研發專案愈來愈多，每一個項目繁多又瑣碎，員工經常得花大量時間在手動操作或重複的工作上，導致流程效率低下，」奇寶網路總經理高順堅表示，為了提升企業流程自動化及優化，決定導入BPM流程管理系統（Business Process Management ）。

簡單來說，BPM系統可先將表單、流程分成各階段設計，最後再一一串連起來，整合成完整的表單流程管理，讓執行項目更符合公司內部所需要的工作流程，包括客戶交辦流程、廣告計劃執行流程、活動辦理流程、客戶服務流程，都能藉由BPM進行管理與追蹤更新，不僅確保每一步驟都順暢進行，也讓公司能夠監控流程，從中找出可能的問題並即時改善，提升執行效率，提高工作品質，也讓廣告行銷專案的執行與落實，兼具靈活度與準確性。

對外提升客戶體驗 
對內強化營運效能

透過導入數位應用BPM系統，不僅提升客戶體驗，也強化內部營運效能。以奇寶為例，每月至少3家客戶滿意度明顯提升，每年減少至少200場會議，透過數位應用服務，掌握即時內部專案進度並進行資料簽核，也讓協作流程及工作效率大幅提升。

不過，推動數位應用沒有想像中容易，最困難的就是，如何改變員工既有的工作習慣。」高順堅坦言，光是讓同仁應⽤BPM系統依流程開 展⼯作，就花了一到兩年的時間，「數位應用的系統本身不難，難的是如何讓大家願意使用，這需要時間，也需要組織文化的養成。」

因此，對此，奇寶除了定期給予員工技術訓練，加上適度的工作調配，在職務升遷方面，也提供誘因，將核心流程納入特定的職能項目，要求同仁依新的工作流程去執行工作，給予訓練的同時也納入核⼼職能考核，讓數位應用真正落實到企業內部流程，進而提升公司營運效能。

「透過BPM將流程架構固定下來，也能降低因人員流動導致專業操作方法的流失，」高順堅說，廣告行銷業的人員流動率高，新進人員需要花時間熟悉流程，透過BPM流程架構來指引⼯作項⽬與建立⾃我檢核表的功能，就可以讓每一個人都能快速熟悉環節、提升執行效率。

發展AI輔助廣告自動化
人機合作 數據科技決策 

⾼順堅提到導入BPM流程架構⼯具不僅對奇寶是為了提⾼效率，降低成本，更 認為是追求成長的核⼼關鍵，因為企業的競爭資源除了有形的產品，無形的 KnowHow的建立更是在激烈競爭中存活進⽽勝出的核⼼關鍵，⽽什麼是⼀家公 司的KnowHow，⽇常作業與關鍵決策的檢視最能反映出產品服務的推導產出真 實狀況，管理者後實況中調節PDCA循環有憑有據操作，⾃然就能做出相對好於 現況的決策，並且在資料收集後歸納出來的⼯作項⽬步與決策就是最好作為Ｓ ＯＰ標準作業流程的養份。

數位應用不只帶來流程變革，促進跨部門的協作，更推動以數據為導向的決策文化。未來，奇寶將朝AI輔助廣告自動化的方向發展，透過AI識讀、分析資料，讓傳統「以人為主」的廣告行銷模式，升級為「人機（機器人）合作」的數位科技行銷，透過數據精準行銷，降低人力成本、提升經營利潤，更創造新的商業契機。

高順堅建議，在導入數位應用之前，企業應清楚知道自己的目標為何，是提高效率、改善服務、還是創新產品或服務？確立目標，才能選擇適合的數位應用工具，進而評估數位應用的導入，對企業目標是否能有事半功倍的幫助。(文/何楷平、圖/奇寶網路)