台北數位企業發展中心

第一階段｜盤點資料：一筆訂單的資訊散在哪裡？

先選一項主力商品、一個通路，以及最近一段時間的訂單。沿著下單、收款、投放、出貨、退貨流程，列出資料來源：

• 訂單與收款：電商平台後台、品牌官網或內部訂單系統，可查訂單金額、折扣、退款與平台扣費。

• 行銷支出：Google Ads、Meta Ads 或平台廣告後台，可查活動支出及推廣期間。

• 出貨與售後：物流帳單、出貨系統、客服或退貨紀錄，可查由企業負擔的運送、退貨等費用。

• 商品成本：內部成本表或 ERP，可查採購、製造與包裝成本。

先確認每項資料由誰提供、多久更新一次，以及能否對應商品或訂單。這一步的成果是一張「資料來源清單」：企業會知道哪些成本已經有紀錄，哪些仍靠月底人工回想或補登。

第二階段｜統一欄位：把不同後台的資料對起來

訂單量不大時，可以用 Excel 或 Google 試算表建立共用表。從各後台下載資料後，先統一訂單編號、商品編碼、日期、國家、通路與幣別，再填入實收金額和企業負擔的費用。

例如，訂單編號可連結收款、出貨與退貨紀錄；商品編碼可避免同一商品在不同平台使用不同名稱，造成統計重複。若以外幣交易，還要記錄使用的換算匯率與日期，避免把匯率變動誤認為商品表現改變。

如果每月都要合併多份欄位格式一致的 CSV 或 Excel 檔，可以再使用 Excel 的 Power Query整理和合併資料，減少反覆複製貼上的工作。若不同平台的欄位名稱或費用定義不一致，仍要先建立對照規則，不能直接把檔案合在一起。

第三階段｜建立報表：找出「賣得多，卻留下得少」的原因

資料整理好後，可先用 Excel 或 Google 試算表的樞紐分析表，依商品、國家、通路或月份彙整實收金額與可對應成本。報表先回答三個問題：

1. 哪些商品訂單多，但平台費、運費或廣告費也高？
2. 同一商品在不同市場或通路，成本差在哪裡？
3. 哪項費用的變動，最值得優先追查？

若需要讓業務、行銷與管理者定期查看同一組結果，可將整理好的試算表接到 Looker Studio，或使用 Power BI 製作儀表板，呈現各商品、通路的變化。不過，儀表板只會顯示匯入的資料；若物流或退貨費用尚未進表，圖表也不會自動算出完整獲利。

• B2C 企業可先看商品及通路別的銷售與成本。若經營自有網站，且已設定電商追蹤，也可用 Google Analytics 4（GA4）觀察商品瀏覽與購買，分辨問題是「有人看卻沒下單」，還是「有訂單但相關成本過高」。GA4 可協助觀察商品瀏覽、購買行為與銷售金額；若要判斷獲利，仍需另外整合商品成本、平台費及物流費等資料。

• B2B 企業則可在報價單或 CRM 的客戶紀錄中，留下報價版本、訂購數量、交貨條件及後續成交資訊，再與成本表對照。這有助於檢查：某筆訂單是否因客製包裝、樣品、運輸或佣金等支出，使實際收益低於報價時的預期。

第四階段｜固定檢查：讓數據帶動下一次調整

報表出現落差時，一次先處理一個問題。例如運費偏高，就比較包裝與配送方案；廣告費增加但訂單收益沒有改善，就檢查投放的商品及市場；B2B 客製成本常被漏算，就調整下一次報價的成本檢查表。

調整前，記下原本的統計期間、費用項目及計算方式；調整後，以相同口徑再次比較。企業也可以在共用表新增「異常原因、負責人、預計調整方式、下次檢查日期」欄位，讓報表上的發現真正進入工作流程。

當通路與訂單量增加、人工更新開始耗時，再評估讓電商平台、廣告、物流與內部系統透過現有匯出功能或資料串接定期更新。先確認資料如何定義、誰負責核對，再提高自動化程度，才能避免系統更快地產出不完整的結果。

跨境電商不能只看賣出多少。從一項商品、一組訂單開始，把收入與成本資料連起來，企業才能逐步找出值得持續投入的業務，以及需要優先改善的成本環節。